できるビジネスパーソンは自らのスケジュール帳とTo doリストを上手に使っている。 付箋を活用したり、あるいはノートに書き込んだり、クラウドを利用するなど、やり方は人それぞれだが、共通していえることは「時間をコントロールしている」こと。自己のスキルアップを図るTo doリストの活用について、日本能率協会のマネジメント研究所が紹介している。
それによると、仕事の時間には「決まる時間」と「決める時間」がある。スケジュールは多くの場合、相手があることがほとんどで、会議やアポイントなど時間と場所、内容が明らかになっている事柄であり、「決まる時間」といえる。一方To doは、いつまでにしなければならない事柄を表したもので、自分の裁量で処理を行うという意味で「決める時間」で行う事柄。この「決める時間」をどう活用するかが重要である。
(1)まずTo doを書きだし、今週いくつ（何個）の業務を処理しなければならないのかを把握する。(2)To doが書き出せたら優先順位を決める。(3)それぞれにかかる時間（見通し時間）を見積もるが、これが後々重要。(4)週間スケジュールにアポや会議など「決まる時間」を書き込む。移動や予備時間もあるが、それ以外の時間は「決める時間」となる。(5)優先順位と見通し時間に従ってプロットしていき、To doをこなしていく。
最初はうまくいかないかもしれないが、上記のサイクルを習慣化することによって、毎週どのくらいの緊急業務やトラブル対応など、当初の想定以外の業務が割り込んでくるかがわかるようになる。そして、自分が時間内にどのくらいのことができるか、自分の処理能力を把握できるようになる。こうして時間の捻出や、見通し時間の精度が高めることができる。
スケジュールとTo doを管理するうえで最も重要なことは、「やることがこれだけあって」、「それに対して時間はこれだけある」、そして「自分の処理能力・スキルはこれくらいだ」ということを把握できるようになることである。これが自分で時間をコントロールできるということなのだ。優秀なビジネスパーソンは、すべからく時間をコントロールして仕事をしている、としている。
コラムの全文と「To Doリスト」（Excelデータ）は↓
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